Vastleggen van intellectueel eigendom!

De activa van een onderneming bestaan steeds vaker uit immateriële activa, zoals intellectuele eigendomsrechten en aanverwante rechten en goederen. Het kan daarbij gaan om auteursrechten op softwareprogrammatuur, merkenrechten, maar ook om domeinnamen en social media-accounts. Hoe kunt u als accountant uw klanten adviseren bij het vastleggen van intellectueel eigendom?

Het auteursrecht geeft de maker van een werk een tijdelijk monopolie op de exploitatie ervan. Om een werk te zijn in de zin van de auteurswet moet het gaan om een werk van wetenschap, letterkunde of kunst. Daarnaast moet het gaan om een oorspronkelijk werk dat het persoonlijk stempel van de maker draagt. Een wetenschappelijk artikel, een boek of een schilderij zullen in principe dus in aanmerking komen voor bescherming. Ook software wordt door de auteurswet beschermd. Het tijdelijk monopolie op de exploitatie van het werk houdt in dat de auteur het uitsluitende recht heeft om het werk openbaar te maken of te verveelvoudigen. Openbaar maken wil zeggen het ter beschikking stellen van het werk aan een publiek en onder verveelvoudigen moet niet alleen kopiëren worden verstaan, maar ook bijvoorbeeld het vertalen of verfilmen van een werk. De maker van het werk is in principe de auteursrechthebbende, maar als het werk bijvoorbeeld in dienstverband is gemaakt, kan het ook bij de werkgever komen te liggen. Voorts is het auteursrecht vatbaar voor overdracht.

Bewijs Het auteursrecht ontstaat van rechtswege. Als het gaat om een werk in de zin van de auteurswet zijn er geen formaliteiten nodig om het auteursrecht te verkrijgen. Dus registratie of het plaatsen van een copyrightvermelding, Copyright ©, is niet nodig. Toch kan registratie van een auteursrechtelijk beschermd werk nuttig zijn, omdat het als bewijs gebruikt kan worden. Als meerdere partijen zeggen de auteur te zijn van een werk, dan zou een datumregistratie kunnen bewijzen dat die partij de auteur is. Door onduidelijkheden over de auteursrechtelijke situatie kan de waarde van een onderneming aanzienlijk in gevaar komen.

Registratie van het auteursrecht Een manier om auteursrechten te registreren is een registratie bij de IT-notaris. Bij een auteursrechtelijke registratie bij een IT-notaris wordt een titelonderzoek uitgevoerd. Bij het titelonderzoek wordt nagegaan hoe de eigendomsverhoudingen liggen. Dit wordt gedaan door na te gaan welke personen de code hebben geschreven. Als dit eigen werknemers zijn geweest wordt gekeken naar het arbeidscontract om te bepalen of het makerschap bij de leverancier is komen te liggen. Gaat het om gedetacheerden, dan zal naar de detacheringsovereenkomst gekeken moeten worden. Het zou ook kunnen gaan om een overeenkomst van opdracht of een andere contractvorm waarbij het werk is uitbesteed. In al deze gevallen moeten de onderliggende overeenkomsten bekeken worden om te kijken hoe de eigendomsverhoudingen liggen. Als de code van een externe partij is betrokken, moet gekeken worden of er een akte van overdracht is. Tevens moet worden geïnventariseerd of de code in licentie is gegeven aan derden.

Merkenrechten, domeinnamen en octrooien In geval van merkenrechten en octrooien geldt, in tegenstelling tot bij het auteursrecht, wel een registratieplicht voor verkrijging van het recht. Merken kunnen (voor de Benelux) geregistreerd worden bij het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom. De inschrijving is in eerste instantie tien jaar geldig, maar deze kunt u daarna verlengen. U dient wel zelf uw merk actief in stand te houden in de markt. Domeinen zijn geen wettelijk geregeld intellectuele eigendomsrechten. Het ‘recht’ op een domeinnaam wordt in Nederland verkregen door registratie bij de Stichting Internet Domeinregistratie Nederland. Degene die een domeinnaam wil registreren bij de SIDN moet dat doen via een zogenaamde registrar. Deze tussenpersoon zorgt er (tegen betaling) voor dat de domeinnaam bij het SIDN wordt aangevraagd en de juiste gegevens hiervoor worden aangeleverd. De registrar combineert deze dienst vaak met het aanbieden van een server waarop de website waarvoor de domeinnaam bedoeld is kan worden aangeboden op het internet (hosting).

SIDN In beginsel is bij het registreren de hoofdregel dat wie het eerst komt, wie het eerst maalt. Noch de SIDN, noch de registrar doet onderzoek naar aanspraken die eventueel op basis van (intellectuele eigendoms)rechten op de aangevraagde domeinnaam kunnen worden gemaakt. Wel eist de SIDN dat de aanvrager een vrijwaringsverklaring ondertekent waarmee hij ervoor instaat dat de gekozen domeinnaam geen inbreuk maakt op enig recht. De SIDN moet daarnaast door de aanvrager worden gevrijwaard van eventuele aanspraken van derden. Tot slot moet de aanvrager akkoord gaan met de voorwaarden waaronder de SIDN de domeinnamen uitgeeft. Dit alles doet hij door met de SIDN een overeenkomst aan te gaan. Op het moment de aanvraagprocedure succesvol is doorlopen wordt de domeinnaam aan de aanvrager toegekend. Op dat moment kan de domeinnaam in gebruik worden genomen door de aanvrager.

Octrooiregister Voor (Nederlandse) octrooien is er een Nederlands Octrooiregister. Het octrooirecht is het alleenrecht om een uitvinding of werkwijze toe te passen. Het octrooi (ook wel patent) wordt verkregen na het doorlopen van een aanvraagprocedure. Het octrooi wordt alleen verleend, als het gaat om een nieuwe, niet voor de hand liggende uitvinding die industrieel toepasbaar is. Het octrooi wordt verleend voor één of meer landen en duurt maximaal twintig jaar.

Vastleggen binnen een onderneming Het is van belang om vast te stellen waar in de onderneming van uw klant de intellectuele eigendomsrechten worden vastgelegd. In het kader van risicospreiding kan het voor een organisatie heel wenselijk zijn om alle intellectuele eigendomsrechten bij een afzonderlijke rechtspersoon neer te leggen. Er kunnen risico’s ontstaan bij de exploitatie van een auteursrechtelijk werk (tegenvallende projecten, ontevreden klanten, fouten door medewerkers, et cetera). Door de intellectuele eigendomsrechten onder te brengen in een afzonderlijke rechtspersoon, wordt de doorstartmogelijkheid vergroot en in eigen hand gehouden. Bij een faillissement van de exploitatiemaatschappij komen de intellectuele eigendomsrechten dan namelijk niet in de boedel terecht. De afzonderlijke rechtspersoon kan bijvoorbeeld een holding of een stichting zijn. Voor overdracht van deze rechten is een akte nodig en de exploitatiemaatschappij dient vervolgens wel van de rechtspersoon waar de rechten zijn ondergebracht een licentie te verkrijgen, zodat de exploitatiemaatschappij rechtsgeldig licenties kan blijven verstrekken en aanpassingen aan kan doen aan de gelicentieerde werken (bijvoorbeeld het onderhouden van software). Bij de overdracht dient natuurlijk rekening te worden gehouden met de fiscale consequenties, waarbij een waardering van de rechten relevant kan zijn. Er zijn specialisten die kunnen ondersteunen bij bijvoorbeeld waardering op software, zoals de Nederlandse Vereniging van Beëdigd Informaticadeskundigen.

Rol van de accountant Ondanks het juridische kader kan de accountant een belangrijke rol spelen bij het vastleggen van intellectuele eigendommen. Het gaat dan niet alleen om activering op de balans, maar tevens om advies bij herstructureringen, zoals hierboven genoemd en de fiscale complicaties die daarbij kunnen optreden. Ook kan de accountant ondersteuning bieden bij het ontstaan van intellectuele eigendommen, door bijvoorbeeld te adviseren over subsidieregelingen (WBSO) en belastingvoordelen (innovatiebox). Door samenwerking te zoeken met gespecialiseerde juristen en IT-deskundigen, kan de accountant de informatiemaatschappij bedienen waarbinnen het intellectueel eigendom een steeds belangrijker onderdeel wordt.

Bron @novak